En el articulo anterior, coincidiendo con la presentación de este sistema de gestión de contenidos, hablamos además de los beneficios que reportaba de cara al usuario, es ahora el turno de los administradores, y de describir que posibilidades y herramientas van a encontrar en esta plataforma.

Gestión de Usuarios

Una de las necesidades más importantes de un Administrador ya sea un administrador de sistemas, o bien un administrador de contenidos,consiste en poder definir una serie de permisos para sus usuarios, ya sean permisos a nivel de acceso o bien a nivel de funcionalidad con respecto al contenido. Estos permisos, en definitiva, van a describir el rol del usuario dentro de la plataforma y la interacción que este realizará con el sistema. Es muy importante poder agrupar usuarios según su rol o actividad y poder establecer relaciones entre estos grupos de usuarios. El administrador puede encontrarse con distintos flujos de trabajo, según el tamaño de la compañía o el uso que se requiera hacer del contenido, y es por este motivo que, una herramienta de gestión de usuarios y permisos, debe permitirle configurar el sistema para poder adaptarlo a todas y cada una de las necesidades a las que deba dar respuesta. Desde la más sencilla mediateca hasta las más compleja plataforma de gestión, explotación y distribución, con capacidades “multi-cliente” donde podamos organizar el contenido de diferentes contribuyentes, con la posibilidad de que los usuarios solo puedan acceder al contenido que les corresponde, y tener un nivel de acceso que permita acceder a la calidad original del contenido o bien a vistas previas del mismo.

TebasCMS dispone de una gestión de usuarios y grupos, a los que podemos asignar privilegios o permisos, jerarquizar los grupos entre si, heredar permisos de los grupos superiores o definir comportamientos del sistema basados en esos permisos. Definir, por ejemplo usuarios que consulten los contenidos en baja calidad, y deban hacer una solicitud de los contenidos que les resultan interesantes, para que se les envíen dichos contenidos en alta calidad. Podremos definir flujos de trabajo complejos, con contribuyentes de contenido localizados en cualquier parte del mundo o en nuestro propio departamento de producción, adaptar el sistema para un reducido numero de usuarios o bien gestionar grupos de trabajo con roles determinados, en el caso de que dividamos en equipos de trabajo las distintas tareas de ingesta, documentación, búsqueda de contenido o archivado del mismo.

Contenido y Flujos de Trabajo

Desde los contribuyentes hasta los consumidores del contenido de nuestro sistema, el Administrador debe tener un minucioso control de las posibilidades y estados, por lo que un contenido pasa a lo largo de su vida,TebasCMS dispone de una gran variedad de métodos de “carga” de contenido, ya sea de un solo contenido a través de un simple “upload” o bien mediante procesos por lotes, a través de sus componentes web, que permiten la selección de múltiples ficheros y su carga en el sistema mediante un proceso automático. Podemos recibir el contenido, mediante FTP o bien destinar una carpeta local en el servidor, para que los usuarios internos puedan dejar allí su contenido y éste sea ingestado por el sistema. Podemos establecer métodos de catalogación automática dependiendo de por qué método insertemos contenido en el sistema, o en qué nivel de nuestra carpeta de ingesta se encuentre el contenido.

Si queremos definir un flujo de trabajo complejo, podemos establecer grupos de trabajo, hacer un grupo con permisos específicos para revisar el contenido que entra en el sistema y realizar aprobaciones del mismo, haciendo así que esté disponible para todos o determinado grupo de usuarios. Podemos definir el contenido como Público o Privado y dejar que sea el usuario, que ha contribuido dicho contenido, el que decida cuando y como compartirlo. Permitir que otros usuarios hagan peticiones de contenido que no se encuentra aún en el sistema, definiendo un formulario de petición en el que se recoja la información necesaria para poder elaborar el contenido, saber en qué tiempo es necesario tener disponibilidad de él, qué tipo de contenido es necesario para ese proyecto y en qué formato se precisa.

Gestión del Contenido y Metadata

Desde el punto de vista de un gestor o administrador de contenido, muchas veces es necesario disponer de un interface multilenguaje, debido a que tenemos consumidores de distintos países, que no solo precisan entender qué es lo que están haciendo en el sistema si no que, además, necesitan buscar contenido en su lenguaje nativo, por lo que además de un interface multilenguaje, el metadata deber serlo también.TebasCMS dispone de un gestor de contenido que permite introducir tanto los textos de la aplicación como las opciones de catalogación en múltiples lenguajes.

Es común la necesidad de definir campos de documentación dependiendo de los usuarios o la temática del contenido.TebasCMS dispone de una herramienta de configuración, de nuestra ficha de documentación, en la que podemos definir qué campos deseamos crear para cada tipo de contenido, y qué campos deseamos crear, comunes a todo tipo de contenido, qué grupos de usuarios acceden a esos campos, y qué grupo de usuarios, además de ver la documentación de esos campos, tienen permiso para editarla.

En muchos de los sistemas existentes, la metodología de modificación de datos para un grupo determinado de contenido, pasa por la necesaria edición de los campos que queramos modificar, en la ficha de cada uno de los contenidos, mientras que TebasCMS dispone de la posibilidad de editar los valores de uno o varios campos de documentación en un solo proceso de edición, para uno, un grupo o todos los contenidos del sistema, en una sola acción.

TebasCMS considera “el metadata” el primer nivel organizativo del contenido, sin tener en cuenta el tipo de contenido que es, lo que supone una gran ventaja y flexibilidad a la hora de organizarlo o modificar esa organización, con la posibilidad de crear colecciones y temas de contenido seleccionando este de una manera rápida y sencilla.

Procesando el contenido

Un contenido, es en realidad la suma de muchos elementos, reunidos bajo un identificador, si queremos gestionar fotografías, documentos o vídeos, lo qué nos encontramos es que cada uno de estos elementos, es un conjunto de ellos, si pensamos en una fotografía , deberemos contemplar el fichero original de la misma, que en muchas ocasiones tendrá un gran tamaño o resolución y será difícil mostrarlo en la pantalla de un PC o estación de trabajo, así que se hace necesario generar una calidad diferente a la original. Digamos por ejemplo, un tamaño que permita imprimir esa imagen en una impresora de escritorio, otro tamaño que nos permita ver la fotografía a tamaño completo en una pantalla de ordenador sin la necesidad de ese incomodo desplazamiento que nos permite visualizarla, necesitaremos también un tamaño “icono” que nos muestre el contenido cuando hagamos una búsqueda y nos aparezcan todos los resultados coincidentes con los criterios que hemos marcado y no debemos olvidarnos de los campos de documentación que son, en realidad, otro elemento más del contenido. TebasCMS contempla esta necesidades de forma nativa, y nos permite configurar, los distintos elementos que necesitamos de un contenido para que sean generados de forma automática por el sistema. Podemos definir los distintos tamaños y resoluciones que deseamos obtener automáticamente cuando insertemos una fotografía, distintas calidades para un contenido de vídeo, imágenes de las páginas de un documento para poder visualizarlas o extraer el texto de ese documento e indexarlo en la base de datos para posteriormente buscar por su contenido.

El Metadata

TebasCMS posee una gran capacidad para la extracción de metadata  del propio contenido, de forma automática. Comenzando por el análisis del nombre del fichero, la extensión del mismo, por la que determinara el tipo de contenido, qué es y qué procesos debe realizar con el mismo, y terminando por sistemas avanzados de análisis y extracción de metadata digital, embebido en el propio contenido. TebasCMS es capaz de analizar los contenidos fotográficos y extraer los datos de las etiquetas Exif o PCMT y XMP, para generar una tabla de información que los usuarios pueden consultar, o bien asignar el contenido de esas etiquetas a campos de documentación, que serán indexados y utilizables en las búsquedas. Datos como la resolución de una fotografía, orientación de la misma, el tipo y modelo de cámara o el flash utilizado en la sesión de fotos, son datos que TebasCMS puede extraer con facilidad del propio fichero. Si se trata de un vídeo o un fichero de audio, podremos extraer la resolución, el tipo de codec, el formato, el número de fotogramas o la frecuencia de muestreo en el caso del audio. En el caso de los documento obtendremos datos sobre el autor, el texto que contiene, herramienta con la que se ha generado y en determinados formatos concretos podremos, incluso, relacionar varios contenidos basándonos en esa información; como es el caso de un documento que contiene fotografías y éstas están también en el sistema, de este modo podremos buscar de forma automática aquellas fotografías que forman parte del documento.

En el siguiente articulo, describiré los distintos métodos de ingesta de TebasCMS…