Un miembro nuevo, de la familia Tebas, hace su aparición para cubrir necesidades de grabación de audio digital, TebasDAR (Digital Audio Recorder). Se trata de un grabador de audio digital de 16 ó 32 canales de audio en un solo servidor. Dispone de las mismas funcionalidades que sus predecesores, es decir, cuenta con un calendario donde programar las tareas de grabación de cada uno de sus canales, contando además, con una serie de funcionalidades especificas muy orientadas al registro digital de reuniones, Acta Digital. Este módulo, disponible como un plug-in para cualquiera de los servidores de grabación, permite realizar anotaciones en tiempo real, sobre el audio o el vídeo que se esta grabando, redactando así un acta de la reunión que después se podrá firmar digitalmente.

Observemos su aplicación en un entorno parlamentario, o una sesión plenaria de un Ayuntamiento. Actualmente es necesario recoger en un Libro de Actas, todos los puntos del orden del día que han surgido de las diferentes comisiones informativas previas al pleno, así como los acuerdos a los que se ha llegado para cada uno de esos puntos mediante los procesos de votación. El método que se utiliza en la mayoría de los ayuntamientos, es la grabación analógica o digital, mediante cintas de audio o minidisc, que se complementa con las notas que el propio secretario del pleno toma durante el transcurso del mismo. Con esta información se transcribe el Libro del Acta que constituye el documento oficial que guarda constancia de lo sucedido en dicho Pleno. El método, actualmente utilizado, obliga a transcribir gran parte de las conversaciones mantenidas en el pleno, ya que el libro del acta debe recoger toda la discusión política sucedida en la sala y eso hace que el trabajo de transcripción sea tedioso.

Dinámica de Trabajo

Utilizando un sistema como TebasDAR, y su modulo de Acta Digital, disponemos de un servidor de grabación que nos permite obtener un “Diario de Sesiones”, el registro digital de lo que se dice y sucede en el pleno. En caso de disponer de un TebasDVR, este diario, podría ser también de vídeo y no solo de audio, como en el caso de TebasDAR.

La herramienta de Acta Digital, nos permite gestionar la configuración del Pleno, añadir partidos políticos o corporaciones, así como el nombre de sus integrantes y dispone de una estructura de anotación que introduce información escrita sobre la grabación del diario de sesiones.Asimismo dispone, también, de un botón de Observaciones, que anota la hora de la misma y nos permite introducir un texto, relativo a la observación. Un botón de Intervenciones, mostrará una ventana con la configuración de la corporación del Pleno, dejándonos seleccionar el nombre de la persona que va a intervenir y apuntando la hora exacta en la que ha intervenido. Contamos también de un botón de Votaciones, que nos permite anotar el resultado de las mismas y ademas existe la posibilidad de introducir cualquier tipo de comentario en cualquier momento de la grabación.

Con todas estas anotaciones se genera el borrador del “Libro de Actas” de esa sesión plenaria, que puede ser exportado en formato RTF (Rich Text Format) a un editor de textos para su edición y correcta redacción, generando así el “Libro de Actas” definitivo, que se asociará a un “Diario de Sesión” (Grabación del audio o audio/vídeo de la sesión) y estos dos documentos, Diario de Sesiones y Libro de Actas, serán la documentación oficial de ese pleno en concreto.

Firma Digital

Para que este contenido generado por el sistema, sea oficial, debemos tener un mecanismo de firma digital que, por un lado, garantice que el sonido grabado o el vídeo/audio grabado, corresponden a una grabación realizada por TebasDAR o TebasDVR y no ha sido alterado o modificado de ninguna manera. Tebas dispone de un mecanismo de firma digital, siendo el mismo la entidad certificadora, que garantiza si un fichero ha sido grabado por el y no ha sido de ninguna manera modificado.

De igual manera, Tebas incorpora protocolos de firma digital, utilizando las entidades certificadoras pertinentes, que garantizan y dan fé, de que la documentación recogida en el “Libro de Actas” corresponde a un determinado “Diario de Sesión” y es exactamente lo ocurrido o discutido en la sala.

De manera que, una vez asociado el documento “Libra de Actas” con el “Diario de Sesiones” el Secretario General, y los cargos que sean requeridos, podrán firmar el documento, haciendo uso de su certificado o DNI digital, legitimando así la legalidad del mismo.

Otras aplicaciones

TebasDAR puede ser utilizado como testigo de cualquier tipo de reuniones, ya sean sesiones plenarias, parlamentarias o reuniones de ámbito privado, de las que merezca la pena crear un “Libro de Acta Digital”. Una corporación puede estar formada por partidos políticos o empresas y en ambos casos formados por personas que se pueden dar de alta en el sistema para simplificar las tareas de anotaciones.

La publicación del Acta Digital, que incluye “Diario de Sesiones” y “Libro de Actas”, se puede grabar en DVD para generar un archivo digital o insertar en una plataforma web como TebasCMS, para dar acceso, público o privado, a través de internet a dicha información