En primera instancia, puede parecer innecesario utilizar herramientas audiovisuales en una agencia de empleo, empresa dedicada a proporcionar personal capacitado en los distintos ámbitos del mercado laboral, pero enseguida veremos, teniendo en cuenta unos pocos factores, que el uso de estas herramientas, puede resultar de gran ayuda en diversos aspectos del trabajo diario de estas empresas.

Una agencia de trabajo o de contratación, maneja una gran cantidad de información referente a los candidatos que forman su base de datos, necesitan conocer el currículo de sus “activos”, su disponibilidad, sector en el que pueden desarrollar sus habilidades y también como se desenvuelven en una entrevista de trabajo.

Evidentemente toda esta información se puede guardar en sistemas informáticos tradicionales y, de hecho, lo normal es que estas agencias trabajen ya con un portal Web, que facilita algunas de estas gestiones y les ayuda a localizar y preparar informes para aquellas empresas que quieren contratar los servicios de dichas agencias.

La necesidad

  • Recopilar de forma eficiente la información sobre los candidatos
  • Disponer de información multimedia que extienda la percepción de los posibles contratantes.
  • Presentar la información de la manera mas intuitiva posible

Vivimos tiempos en los que el tiempo importa, el día a día nos ocupa tanto tiempo que difícilmente encontramos la forma de invertir una parte en una serie de tareas que son primordiales a la hora de contratar un nuevo recurso para nuestra empresa. Recurrimos a los servicios de una agencia de contratación, que se encarga de localizar y filtrar esos recursos, según nuestras necesidades, para presentarnos una oferta de candidatos aptos para el puesto que queremos cubrir.

Una vez la agencia ha seleccionado de 3 a 5 candidatos, comienzan los procesos de entrevistas personales con los candidatos, que también ocuparían una gran parte de nuestro tiempo, además de generar las consecuentes dudas de percepción, ya que debemos obtener una sensación de dicha entrevista, que después solo podremos contrastar con los fríos datos de un currículo.

La solución

Se dispone un sistema mixto de grabación audiovisual y gestión de contenido, compuesto por un servidor de grabación, TebasDVR 200, con dos canales de grabación audio/vídeo, que permite a la agencia de contratación grabar entrevistas personales con los candidatos que forman parte de su base de datos. TebasDVR existe en varias versiones, según el número de canales, podemos adaptar la densidad de número de grabaciones simultáneas a nuestras necesidades.

interview recording

Se dispone también un servidor TebasCMS, como gestor de contenidos, que nos será útil en todo el flujo de trabajo, hospedando en el toda la información relativa a los candidatos que manejamos, currículo, copias de las titulaciones, documentos adicionales, el vídeo grabado de la entrevista; además de permitirnos documentar dicha información con términos claves y categorizarla en temas o sectores de actividad, como mejor nos convenga.

Esta plataforma nos permite ademas preparar una selección de candidatos que exponer a nuestros posibles clientes, ofreciendo la información que sea pertinente en cada caso, y que los responsables de personal de las compañías demandantes de recurso, revisen la información, incluso visiones las entrevistas grabadas en vídeo, antes de proceder a una entrevista personal con el candidato.

Como Funciona

Habría varias formas de configurar el sistema o de definir un flujo de información, haremos referencia a un sencillo flujo de trabajo, una vez instalada y configurada la plataforma TebasCMS, que consiste simplemente en un servidor de 4TB de almacenamiento y el software TebasCMS.

Configuramos el sistema para que los posibles candidatos puedan rellenar un formulario Web para solicitar una cuenta, en este formulario se introducen  los principales datos de afiliación y un breve resumen curricular. Una vez aprobada la cuenta por parte del administrador del sistema, se requiere, vía correo electrónico, que el candidato adjunte a su ficha, más información, como currículo y otros documentos de interés, subiendo estos ficheros directamente al portal web. Posteriormente la agencia de contratación contacta con los candidatos para una entrevista personal, que es grabada en vídeo, tras la consecuente aceptación por parte del candidato, mediante la firma de un documento de conformidad. Estas entrevistas son grabadas a través de TebasDVR 200, un servidor de grabación de 2 canales, que nos permite grabar hasta dos entrevistas simultáneamente. Se puede instalar un servidor de mayor densidad de grabación si fuese necesario realizar más entrevistas de manera concurrente.

Una vez está completo el dossier del candidato, se organiza en el sistema por sector de actividad, y el administrador documenta su ficha con palabras clave y selección de términos, en los árboles de categorías creados en el sistema, durante el proceso de configuración. De esta forma resulta muy sencillo hacer una búsqueda y la selección de candidatos para un determinado puesto de trabajo. Se crea una colección con los candidatos seleccionados y se envía al responsable de la selección de personal de la compañía que requiere el recurso, por correo electrónico.

candidate report

Ese correo electrónico contiene un enlace a TebasCMS directo a la colección de candidatos seleccionados, donde la empresa que requiere los servicios de la agencia de empleo, podrá revisar detenidamente la documentación de cada candidato y visionar los vídeos de las entrevistas, haciendo anotaciones y comentarios sobre la ficha de cada candidato y solicitando de la agencia una entrevista personal, esta vez, directamente con los candidatos más interesantes.

En definitiva, una serie de tareas que se realizan de forma natural en cualquier proceso de selección de personal, pero que asistidas por TebasCMS, se optimizan notablemente.